"Precisamos compreender a importância dos fornecedores e estabelecer uma relação sincera e verdadeira com eles."

- SEBRAE

Antes de discutirmos a importância dos fornecedores, vamos conhecer dois conceitos essenciais: processo e fornecedor.

Processo é um conjunto de atividades feitas para gerar produtos/serviços que atendam às necessidades dos clientes ou usuários.

Fornecedor é qualquer entidade, pessoa ou setor que fornece insumos (produto, serviço, tecnologia ou informação) ao processo em questão. Pode ser externo ou interno.

Quem é o responsável pela qualidade dos produtos e serviços prestados pela sua empresa?

Para entregar um produto ou prestar um serviço, as empresas usam insumos – que podemos simplificar chamando de componentes – vindos de fornecedores.

Veja o seguinte caminho, desde os fornecedores até o usuário:

Fornecedores > Insumos > Processo > Produtos/Serviços > Clientes/Usuários

Os fornecedores externos, assim como a força de trabalho (fornecedores e clientes internos), são importantes para o resultado final: cliente atendido, satisfeito e fidelizado. Vamos tratar inicialmente de fornecedores externos.

Precisamos compreender qual o papel dos fornecedores em nossa empresa. Que tipo de relação devemos ter com fornecedores para que tenhamos um melhor resultado? Qual a real importância deles no nosso processo?

Veja os itens a seguir para entender melhor como estabelecer essa relação:

Tenha uma relação sincera e verdadeira com seus fornecedores;
Compartilhe suas necessidades, expectativas, problemas e medos desde o primeiro contato com ele;
Mostre a importância dele no processo da sua empresa;
Defina em conjunto critérios de qualidade para um bom fornecimento;
Mantenha-se informado sobre o que ficou estabelecido pelas duas partes e aja com objetividade;
Dê retorno constante sobre o que está percebendo, tanto positivo quanto negativo.

Lembre-se de que o fornecedor é um fator crítico de sucesso dos seus produtos e serviços, ou seja, inclua-o com carinho no seu negócio. Você e seus fornecedores só têm a ganhar.

Em tempos de dúvida e de turbulência econômica, as empresas devem envolver-se em relações duradouras com os fornecedores ou adotar uma abordagem flexível na colaboração cliente-fornecedor?

Manter o rumo e agarrar as oportunidades de negócio enquanto se atravessam águas turbulentas é uma responsabilidade exigente para os gestores, a qual requer concentração total nos objetivos e confiança em outros membros da equipa para ajudar nas tarefas mais banais.
Estes “membros da equipe” envolvem não só funcionários internos mas também parceiros externos e há muitos benefícios provenientes de uma relação forte e clara com o cliente, proporcionando uma vantagem segura e sustentável.

Escolher os fornecedores de maneira acertada

Na amizade como nos negócios, o relacionamento deveria ser mutuamente benéfico, e, como em qualquer associação próxima, envolverá respeito, confiança e dependência mútua.

Uma empresa pode ter uma relação prolongada casual e amigável com um fornecedor; no entanto, se ambas as partes quiserem fortalecer a ligação existente, terão de se sentar e discutir todos os aspectos da relação. Por exemplo, uma empresa tem vindo a colocar encomendas sempre ao mesmo fornecedor, sem ter tentado apresentar – e obter – as melhores ofertas. Esta não é exatamente uma relação fornecedor/cliente prolongada. Se ambas as partes tirarem algum tempo para se reunirem, discutirem e planejarem o volume de negócios previsto tanto no aspecto quantitativo (volume/valor das encomendas) como qualitativo (expectativas, ética) para os anos vindouros, uma grande quantidade de racionalização poderia ser decidida – para vantagem de ambos os parceiros.
Por exemplo, o fornecedor pode agora contar com uma determinada quantidade de negócios ao longo do ano e preparar o planeamento da sua produção de forma correspondente, beneficiando assim de melhores preços ao comprar as matérias-primas e transmitindo a quebra de preços ao cliente.
Saber que a matéria-prima foi encomendada a granel e que se encontra facilmente disponível para o fornecedor é tranquilizador para o cliente, pois significa que pode contar com uma reatividade maior se a necessidade surgir.

Há outras questões a abordar detalhadamente de forma a construir a parceria numa base sólida: elas envolvem a facturação, condições de pagamento, prazos de entrega, etc., mas também um conhecimento melhor do ambiente de cada um para encontrar a melhor solução de forma conjunta. A transparência em ambos os lados é crucial para estabelecer confiança. O conhecimento do mercado do outro e das restrições pode ajudar a prevenir desacordos futuros.

Crescimento conjunto

Conforme os parceiros de negócio se vão conhecendo e aos seus mercados, podem ir partilhando os recursos para melhorar os produtos e os serviços, os processos de fabrico e partilhar o investimento de capital em tecnologia que os ajudará a desenvolver e a manter vantagens competitivas e estratégicas. Isto pode começar apenas por atingir a compatibilidade entre os sistemas de TI de maneira a facilitar a facturação, verificação ou a logística.
Esta relação privilegiada entre o fornecedor e o cliente terá de ser alimentada, de forma a crescer ao longo dos anos, partilhando a informação, as orientações estratégicas e os valores.

Trabalhar com um número reduzido e fiável de fornecedores é uma estratégia comum que poupa imenso tempo e dinheiro quando comparada com o lançamento de propostas, a escolha e a verificação de novos fornecedores. No entanto, alguns diriam que se um fabricante confiasse apenas num ou em mais fornecedores, isso poderia forçá-los a especializarem-se num nicho do mercado e impedi-los de agarrar novas oportunidades de desenvolvimento. Os mesmos diriam que os fornecedores podem tender a ser complacentes se sabem que têm um contrato a longo prazo com um cliente, e que não entrar num acordo a longo prazo mantém os parceiros externos atentos.

Esta armadilha real pode ser facilmente evitada através da monitorização regular dos serviços e trocas entre os dois parceiros, corrigindo ou resolvendo problemas se for necessário – reforçando também a parceria, a lealdade e o respeito, assim como as recompensas econômicas.

Fornecedores: grandes parceiros para o sucesso.

Ao avaliarmos o mercado setorial (micro ambiente) consideramos principalmente três atores que estão bem próximos da empresa, sendo eles:

- Clientes

- Concorrentes

- Fornecedores

Nos treinamentos que conduzo sobre olhar estratégico de mercado, pergunto para os participantes: Qual deles é mais importante para minha empresa? Em quem deverei focar mais?

Normalmente as respostas dos participantes são voltadas para o cliente. Será?Mesmo que a empresa conheça muito bem o cliente e prepare uma senhora ação de fidelização, se não apresentar o produto ou o serviço no padrão desejado, a insatisfação do cliente será enorme, podendo arranhar a imagem da empresa. Se o empresário não observar a concorrência, ele não saberá quais os diferenciais que possui ou que poderá desenvolver.

Costumo dizer que o olhar do empresário tem que ser sistêmico, observando com critérios todos os atores que influenciam ou podem influenciar a empresa. É fundamental ter um conhecimento mais amplo de cadeia produtiva e se possível de cadeia de valor.

Nessa coluna tratarei da relação com o fornecedor, que são as pessoas físicas ou jurídicas que fornecem à empresa os equipamentos, máquinas, matéria-prima, mercadorias, outros materiais e serviços necessários ao funcionamento da empresa.

Infelizmente uma parte dos empresários não dá prioridade a essa relação. Enxerga o fornecedor como um mero entregador de produtos ou serviços. É comum nos trabalhos de consultoria encontramos os seguintes tipos de conduta que reforçam essa situação:

- Não reconhecer a importância dos fornecedores.

- Ter um único fornecedor, sem buscar outras alternativas ou analisar outras ofertas.

- Não avaliar os fornecedores.

Diante dessa situação preparei um jogo de perguntas e repostas que podem ajudar o empresário a potencializar essa relação.

1 – Qual o grau de importância dos fornecedores para as empresas?

Respondo com uma pergunta: Como sua empresa sobreviveria sem fornecedores? Somente sobreviveria se a empresa expandisse, assumindo todas as etapas do processo. Nem todos têm competência e recursos para isso.

2 – Como escolher meus fornecedores?

- Em primeiro lugar definir qual o negócio da empresa. Lembrando que essa definição nem sempre é a mesma de atividade empresarial.

- Conhecer os clientes, sabendo o que são fatores chaves de sucesso nessa relação;

- Conhecer a concorrência para saber quais produtos, serviços estão sendo oferecidos e quais diferenciais a empresa poderá oferecer;

- Conhecer os aspectos políticos, legais, econômicos, sociais e tecnológicos que podem interferir;

- Conhecer muito sobre a atividade que irá praticar;

- Listar os principais insumos, produtos acabados e serviços necessários para operacionalizar o negócio;

- Pesquisar os principais fornecedores para o que foi listado anteriormente;

- Estabelecer fatores críticos de sucesso para a relação com o fornecedor. Que padrão de qualidade é fundamental? Muitas empresas selecionam seus fornecedores utilizando como critério qualidade, disponibilidade, preço e prazo de pagamento. Existem outros critérios? Lógico que sim, podendo destacar: força da marca, pontualidade, assiduidade, manutenção da qualidade, imagem no mercado, histórico de atendimento, serviços prestados, localização, resultados junto ao cliente da empresa, parceria, entre outros. Esses critérios podem mudar por tipo de negócio, assim como a intensidade de cada um.

- Fazer contatos e Iniciar a negociação.

3 – A empresa deverá ter mais de um fornecedor

Recomendo que tenha um cadastro atualizado de fornecedores, mesmo que opte por adquirir de um apenas. Quanto mais fontes, mais alternativas e menos possibilidade de transtornos operacionais.

Importante a atualização constante desse cadastro por causa da dinâmica de mercado.

4 – O Fornecedor pode ser parceiro da empresa?

Existe uma tendência forte para isso já há algum tempo. Para quem entende de cadeia produtiva e de valor, a relação de parceria com os fornecedores é fundamental. Existem casos de parcerias para ações promocionais, organização de ponto, móveis, bonificações, capacitação de colaboradores, prospecção de novos clientes…

Acompanhei casos de empresas de grande porte que conduziram projetos, envolvendo inclusive outras organizações, com propósito de preparar melhor os seus diversos fornecedores.

O fornecedor não deve ser nunca tratado como adversário da empresa. Essa visão é comum em gestores incompetentes que não enxergam de maneira sistêmica ambientes organizacionais.

5 – Troca de fornecedores é saudável?

Dar chance a outros fornecedores pode ser saudável se seguir critérios que mantenham ou melhorem o padrão de qualidade do que é ofertado ao mercado comprador. Trocar fornecedores com base em critérios rasos pode comprometer todo um posicionamento de mercado, ir de encontro a missão da organização e arranhar profundamente a imagem da mesma.

A estratégia de contratação de fornecedores com base no “Uni-duni-tê” é uma irresponsabilidade com a organização. Normalmente essa forma de “escolha” utiliza como critérios disponibilidade e preço.

É necessário um cuidado grande para não ferir a meritocracia. Os melhores fornecedores devem ser mantidos, pois eles ajudam a organização a alcançar os resultados desejados.

Em situações que envolvem recursos públicos, a melhor forma de ter uma segurança com relação as empresas fornecedoras está em amarrar no Termo de Referência do Edital de Contratação todos os pré requisitos para que se alcance o padrão de qualidade desejado. Infelizmente a maior parte dos Editais estabelece critérios rasos e foco em menor preço.

6 – Avaliação é importante?

Não é importante. É fundamental!! Dentre os critérios estabelecidos como necessários para uma boa relação com o fornecedor, estabeleça os de maior peso e avalie constantemente. Se não existe avaliação, abre-se um espaço para problemas futuros. Imaginem então para uma empresa que decide promover troca de fornecedores. Principalmente quando são os fornecedores que atendem os clientes da empresa.

7 – O que é fundamental na relação?

A relação com o fornecedor tem que ser de negociação, seguindo sempre o princípio da confiança para o ganha-ganha (todos saem ganhando). Recomendo sempre que exista uma aproximação com o fornecedor para apresentar a empresa e as melhores condições para uma relação mais duradoura. Quando for encontrado o ponto de relação que agrade os dois lados a negociação estará bem encaminhada.

Se apenas um dos lados tem vantagens, a parceria pode ser considerada igual a do porco com a galinha no restaurante de ovos com bacon. Nessa relação a galinha fornece os ovos e o porco o bacon.

É fundamental entender que todo negócio faz parte de um fluxo de produtos e serviços, havendo uma conectividade da empresa com fornecedores (a montante) e com clientes (a jusante). Caso existam falhas nessas relações aumenta-se a possibilidade de que elos dessa corrente se rompam, deixando a empresa em situação complicada.